Новости компании

Корпоративный портал. Как это было?

Пять рабочих групп в ВК, новостной сайт, Мегаплан, множество форм и шаблонов на Google Диске, устные договоренности о встречах… Уже сложно представить, что буквально два месяца назад это было привычной организацией корпоративной информации и коммуникации.

Даже чтобы найти контакты коллеги, надо было вжиться в роль Шерлока Холмса и проводить настоящее расследование! Внедрение корпоративного портала позволило объединить большинство информационных потоков компании, отказаться от устаревших форм организации работы и упростить взаимодействие с некоторыми отделами Back-office. В этой статье мы расскажем о пути, который был пройден для воплощения в жизнь проекта “Корпоративный портал”.

Этап 1. Анализ потребностей и формирование требований к корпоративному порталу

Зачем нам нужен корпоративный портал? Какие задачи с его помощью мы хотели бы решить? Ответы именно на эти вопросы нам надо было получить с самого начала. Руководители бизнесов и Back-office приняли активное участие в брейншторме, и мы выявили основные проблемные зоны:

-	Поиск информации (правила, контакты, мероприятия Корпоративного Университета и др.);
-	Несвоевременное обновление контактов;
-	Долгое и непрозрачное ознакомление с информацией: особенно с той, которая касается операционной работы;
-	Поздравление с Днём Рождения коллег;
-	Общефирменные опросы, интеграция календарей из Google Диска и др.

Мы задались целью решить данные проблемы с помощью нашего будущего корпоративного портала!

Этап 2. Выбор платформы для корпоративного портала

Разрабатывать ли портал с нуля, или можно использовать существующий на рынке продукт? На этапе выбора платформы была проведена большая аналитическая работа, ведь нам нужно было получить продукт, который бы максимально соответствовал нашим желаниям в короткие сроки и при этом – по приемлемой стоимости. По результатам исследования возможностей, было принято решение вести разработки на основании конфигурации “Битрикс Корпоративный портал”. Вперед, к следующему шагу!

Этап 3. Настройка программы согласно потребностям компании

Самая трудоёмкая с точки зрения технической настройки часть. Сложность также вызывало то, что наш системный администратор, который отвечал за настройку продукта, уехал на длительное лечение в Германию. Вследствие этого, руководитель IТ-отдела принял на себя основной удар, в кратчайшие сроки (две недели) освоил незнакомый продукт и в паре с менеджером проекта подготовил базовый функционал портала!

Этап 4. Тестирование портала руководителями

Проектная группа проекта состояла из двух человек: менеджера проекта и руководителя IТ-отдела, поэтому провести серьёзное тестирование портала было довольно проблематично. В этом нам помогли руководители, которые на протяжении двух недель изучали функционал портала, обнаруживали ошибки и баги. Это колоссальная работа, как с точки зрения освоения новой программы, так и оперативного поиска решений и исправления неполадок!

Этап 5. Презентация и обучение работы с порталом для всех сотрудников

Дорабатывать и совершенствовать портал можно было до бесконечности, но мы решили пойти на риск и запустить портал в работу, а по ходу внедрения вносить изменения. 25 апреля состоялась презентация корпоративного портала для всех сотрудников. Как мы переживали! Ведь до этого на портале никогда не было больше 10 человек одновременно! Но всё прошло успешно, и это было лучшей наградой за проделанную работу.

На этапе обучения и доработок мы пережили много критических ситуаций. Однажды сотрудники просто не смогли войти на портал. Загадочным образом была удалена медиабиблиотека со всеми картинками, которые были прикреплены к статьям. При добавлении сниппетов сработала защита программы от взлома – и портал просто превратился в кашу. В общем количестве мы устранили 47 ошибок!

Огромная благодарность сотрудникам за терпение, лояльность и понимание возникших ситуаций! Мы смотрели в одном направлении и вместе справлялись с возникшими трудностями!

Отдельная благодарность команде проекта! На данном этапе к нам присоединились программист, руководитель HR отдела и руководитель Пресс-Центра. Если бы не их поддержка, инициативность, готовность преодолевать препятствия и открытость новому, проект не имел бы и доли сегодняшнего успеха!

Этап 6. Обратная связь и тестирование на знание возможностей портала

Мы всё время “держали руку на пульсе” и старались гибко реагировать на возникшие сложности и предложения коллег. Так, например, был изменен формат обучения с видео-уроков на презентации с объяснением шагов и скриншотами экрана. По окончанию обучения была проведена встреча с руководителями, которые презентовали результаты внедрения портала в своих подразделениях, передали пожелания и трудности сотрудников. На основании обратной связи был составлен план технических доработок, дополнен PR-план и определены необходимые активности по дообучению команд. Также было проведено тестирование на знание возможностей портала среди сотрудников и руководителей. По его результатам каждый руководитель получит полную картину знаний своих сотрудников и определит, по каким разделам следует провести дополнительные встречи с командой.

Этап 7. Передача портала под администрирование ответственными сотрудниками, PR портала

Работа над корпоративным порталом продолжается. Сейчас у нас три основных направления:

-	Передача портала под администрирование ответственным за разделы сотрудникам;
-	PR корпоративного портала;
-	Совместно с руководителями – реализация идей по использованию портала.

Если у Вас есть идея о том, как с помощью корпоративного портала можно усовершенствовать работу Вашего подразделения или компании, но Вы не знаете, как это может быть реализовано, – обязательно пишите менеджеру проекта! Мы вместе найдем решение и внедрим его!


Всегда с Вами,
Менеджер проекта “Корпоративный портал”,
Ольга Волохина